Cos’è il Manuale di Conservazione Digitale?
Dal 1° Gennaio 2022 vi è l’obbligo per le pubbliche amministrazioni e i privati che conservano i propri documenti fiscali su supporti digitali di redigere e conservare il Manuale della Conservazione Digitale. Questo documento andrà redatto dal Responsabile della conservazione, che dovrà mettere nero su bianco tutto ciò che l’azienda mette in atto per il processo di conservazione dei documenti. Solitamente questa figura di responsabile della conservazione nelle piccole-medie imprese è rappresentato dal titolare.
Esso deve:
- riportare tutti i soggetti coinvolti nel processo di conservazione digitale e descrivere nel dettaglio il ruolo svolto da ognuno di essi;
- spiegare il modello di funzionamento e tutte le procedure da cui è composto il processo di conservazione digitale;
- descrivere le architetture e le infrastrutture, sia fisiche che informatiche, utilizzate per realizzare la conservazione;
- mostrare le misure di sicurezza adottate per proteggere i documenti;
- illustrare i metodi usati per il monitoraggio dei flussi di gestione e conservazione documentale nel tempo.
OpenSTAManager, facendo da tramite per il servizio di fatturazione elettronica su CompEd Servizi, offre un servizio di compilazione semplificato del Manuale di Conservazione Digitale a un canone di 49,00 € + IVA. Questo documento verrà generato con una procedura semi-automatica in pochi passi dopo aver inserito i dati del responsabile della conservazione all’interno del portale di fatturazione elettronica.
Il Manuale di Conservazione viene aggiornato ogni anno e il canone comprende tutti gli aggiornamenti richiesti a norma di legge.
Domande comuni:
Sono obbligato a redigerlo?
Sì, è obbligatorio dal 1° Gennaio per chiunque emetta fatturazione elettronica, non è quindi più a carico solamente dei servizi che si occupano di archiviazione.
E’ compreso nel canone del gestionale?
No, è un servizio escluso perchè si potrebbe redarre in autonomia avendone le conoscenze e una figura professionale a supporto. Quello che noi proponiamo invece, è un servizio che permette di generarlo automaticamente e di mantenerlo aggiornato annualmente anche nel caso di eventuali modifiche della normativa. Questo Manuale di Conservazione può in ogni momento essere scaricato dal sito del Conservatore (CompEd) e visionato/modificato in autonomia.
Ma non è stato incluso quando è stato attivato il servizio di fatturazione elettronica?
No, perchè è un obbligo nato a Gennaio 2022, per cui non è stato previsto nel canone del servizio di fatturazione elettronica se attivato prima di tale data.
Abbiamo la conservazione sostitutiva, perchè devo fare anche il Manuale di Conservazione?
La conservazione sostitutiva è appunto la conservazione delle fatture elettroniche in sostituzione al cartaceo. Il Manuale di Conservazione invece descrive ufficialmente come e dove vengono conservate le fatture elettroniche, e deve essere esibito in caso di controllo.
Cosa si rischia se non viene redatto?
L’articolo 9, primo e secondo comma del D.Lgs 471/97 afferma che chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000, applicabile anche a chi rifiuta di esibire o sottrae all’ispezione gli stessi.
E’ complicato farlo?
No, basta solo completare l’acquisto dal nostro sito web. Verrà inviata poi una miniguida su 3 semplici passaggi e la generazione è automatica.