Dal 1° Gennaio 2022 vi è l’obbligo per le pubbliche amministrazioni e i privati che conservano i propri documenti fiscali su supporti digitali di redigere e conservare il Manuale della Conservazione Digitale. Questo documento andrà redatto dal Responsabile della conservazione, che dovrà mettere nero su bianco tutto ciò che l’azienda mette in atto per il processo di conservazione dei documenti. Solitamente questa figura di responsabile della conservazione nelle piccole-medie imprese è rappresentato dal titolare.

Esso deve:

  • riportare tutti i soggetti coinvolti nel processo di conservazione digitale e descrivere nel dettaglio il ruolo svolto da ognuno di essi;
  • spiegare il modello di funzionamento e tutte le procedure da cui è composto il processo di conservazione digitale;
  • descrivere le architetture e le infrastrutture, sia fisiche che informatiche, utilizzate per realizzare la conservazione;
  • mostrare le misure di sicurezza adottate per proteggere i documenti;
  • illustrare i metodi usati per il monitoraggio dei flussi di gestione e conservazione documentale nel tempo.

Vista la complessità di redigere questo documento, le aziende che si affidano a servizi esterni per conservare i propri documenti fiscali (a cominciare dalle fatture elettroniche) potranno decidere se affidare al loro fornitore la stesura del Manuale di Conservazione o se occuparsene personalmente.

OpenSTAManager, facendo da tramite per il servizio di fatturazione elettronica su CompEd Servizi, offre un servizio di compilazione semplificato del Manuale di Conservazione Digitale a un canone di 49,00 € + IVA. Questo documento verrà generato con una procedura semi-automatica in pochi passi dopo aver inserito i dati del responsabile della conservazione all’interno del portale di fatturazione elettronica.

Il Manuale di Conservazione viene aggiornato ogni anno e il canone comprende tutti gli aggiornamenti richiesti a norma di legge.

Fonte: https://www.agid.gov.it/sites/default/files/repository_files/linee_guida_sul_documento_informatico.pdf

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